Power BI Desktop VS Power BI Service : Lequel est le meilleur choix ?

Introduction

L'analyse des données devient un atout pour toute entreprise cherchant à accélérer sa transformation Digitale. Dans ce contexte, Power BI se distingue comme une solution puissante pour l'analyse et la visualisation des données. Mais il existe deux versions principales : Power BI Desktop et Power BI Service.

➡️ Quelle version utiliser selon vos besoins ? Cet article vous aide à comprendre leurs fonctionnalités, leurs avantages et les cas d'utilisation spécifiques.

Qu'est-ce que Power BI Desktop ?

Power BI Desktop est l'outil incontournable pour tout analyste de données. Cette application gratuite permet de concevoir des tableaux de bord interactifs, de modéliser les données et de créer des visualisations personnalisées depuis votre ordinateur.
Avec une interface intuitive, elle offre des fonctionnalités avancées comme la transformation des données avec Power Query ou la création de mesures dynamiques grâce à DAX (Data Analysis Expressions).

👉 C'est un outil puissant pour ceux qui souhaitent explorer les données en profondeur avant de les partager avec une équipe.

Qu'est-ce que Power BI Service ?

Power BI Service est la version cloud de Power BI, est surtout conçu pour le partage, la collaboration et la publication des rapports, mais il offre également quelques fonctionnalités de création de rapports directement depuis le navigateur. Contrairement à Power BI Desktop, ce n'est pas un logiciel que vous installez, mais une plateforme accessible en ligne via un navigateur web.

👉 L'objectif ? Assurer un accès en temps réel aux données et favoriser les prises de décision rapides, peu importe où vous vous trouvez.

Comparatif : Power BI Desktop vs Power BI Service

Connexion aux sources de données

Avec Power BI Desktop, vous pouvez vous connecter directement aux sources de données locales comme des fichiers Excel, Google Sheets, SAP, des bases de données SQL, ou des APIs.

Power BI Service offre également des connexions cloud, ce qui permet d'intégrer des sources de données distantes et de gérer les mises à jour des datasets directement depuis le service cloud.

Préparation des données

L'une des principales forces de Power BI Desktop est la préparation des données en amont de la création des rapports.

• Power Query permet de connecter des données provenant de plusieurs sources (Excel, SQL, SharePoint, API, etc.), de les transformer (filtrer, fusionner, créer des colonnes calculées) et de les nettoyer avant de les utiliser dans des rapports.
• DAX (Data Analysis Expressions) permet de créer des mesures dynamiques et des calculs avancés, comme des KPIs ou des analyses basées sur le temps.

Rafraîchissement des données

Dans Power BI Desktop, le rafraîchissement des données est généralement manuel. Les utilisateurs doivent actualiser les datasets localement ou utiliser un Gateway pour automatiser le processus.

En revanche, Power BI Service permet un rafraîchissement automatique programmé, ce qui est un avantage majeur pour les entreprises ayant besoin de rapports en temps réel avec des données constamment mises à jour.

En savoir plus consulter ce guide "Comment créer un tableau de bord Power BI?"

Collaboration

Power BI Desktop est limité à une utilisation locale, ce qui signifie que les rapports créés doivent être manuellement partagés par l’analyste via un fichier exporté.

Power BI Service permet une collaboration étendue, où plusieurs utilisateurs peuvent accéder, commenter et travailler sur les rapports en ligne, facilitant ainsi le travail d’équipe et la prise de décision collective.

Publication des rapports

Avec Power BI Desktop, les utilisateurs peuvent créer des rapports localement, en utilisant des modèles de données enrichis grâce à DAX et Power Query. Une fois les rapports créés, ils doivent être publiés sur Power BI Service pour permettre à l’ensemble de l’équipe d'y accéder en temps réel.

Cette complémentarité permet de bénéficier à la fois de la puissance de création locale et des fonctionnalités cloud de collaboration. Les tableaux de bord publiés sur Power BI Service peuvent être rafraîchis automatiquement, assurant ainsi des analyses toujours à jour.

Accessibilité

Power BI Desktop est uniquement accessible localement sur l'ordinateur où l’application est installée.

À l’inverse, Power BI Service est accessible depuis n’importe où via un navigateur web. Les utilisateurs peuvent consulter les tableaux de bord à tout moment, que ce soit depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

Intégration avec d’autres services

L'une des grandes forces de Power BI est sa flexibilité d'intégration avec de nombreux outils tiers et services Microsoft.

Comme déjà évoqué auparavant, Power BI Desktop permet aux utilisateurs de se connecter à une grande variété de sources de données locales et cloud, comme Excel, SQL Server, SharePoint, Azure, et bien d'autres.

De son côté, Power BI Service va encore plus loin en facilitant le partage des rapports via des outils collaboratifs comme Microsoft Teams, SharePoint, ou encore l'intégration directe dans des applications et site web externes grâce à la fonctionnalité embed.

Coût

Power BI Desktop est gratuit et disponible en téléchargement pour tous les utilisateurs.

Power BI Service nécessite une licence Power BI Pro ou Power BI Premium pour accéder à toutes ses fonctionnalités avancées, notamment le partage de rapports et les rafraîchissements automatiques.

Accès mobile

Power BI Desktop ne propose pas d’application mobile, ce qui limite l'accès aux rapports depuis un ordinateur uniquement.

En revanche, Power BI Service est accessible via l’application mobile Power BI, permettant ainsi aux utilisateurs de consulter les tableaux de bord en déplacement, pour cela il suffit de télécharger l'appli Power BI ou votre propre app créer par power apps (un outil low code de miscrosoft power platform)

Création des tableaux de bord 

Power BI Desktop est l'outil idéal pour la création avancée de tableaux de bord interactifs. Il permet aux utilisateurs de créer des visualisations avancés. 

De son côté, Power BI Service permet également de créer des rapports simples directement depuis le navigateur, mais ses fonctionnalités de création sont plus limitées.

Tableau Récapitulatif

Exemples concrets d'utilisation

Dans cette vidéo, on voit comment Power BI Desktop permet de créer un rapport de gestion de projet avec un diagramme de Gantt. L'utilisateur commence par importer des données depuis Excel, puis utilise Power Query pour nettoyer et transformer les données. Il personnalise ensuite le rapport en ajoutant des visualisations avancées, comme un diagramme de Gantt interactif, avec des indicateurs de progression et des délais.

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La vidéo suivante montre ensuite comment le rapport créé dans Power BI Desktop est publié sur Power BI Service. Une fois le tableau de bord disponible en ligne, les utilisateurs peuvent y accéder depuis n’importe quel appareil et le partager facilement avec leur équipe. On voit également que Power BI Service permet d'intégrer les rapports dans Microsoft Teams ou SharePoint, ce qui facilite la collaboration en temps réel.

Conclusion : Quel outil choisir ?

➡️ Power BI Desktop est parfait pour la création de rapports et l’analyse de données en local. Il est idéal pour les analystes qui préfèrent travailler hors ligne et avoir un contrôle total sur la modélisation des données.

➡️ Power BI Service est une solution clé pour le partage et la collaboration. Il est indispensable pour les entreprises cherchant à automatiser les rapports et à rendre les tableaux de bord accessibles en temps réel à leurs équipes.

Avec l’introduction de Microsoft Fabric, Power BI devient une solution encore plus compétitive pour la gestion des grands volumes de données. Fabric permet de centraliser les sources de données, automatiser les traitements via des pipelines, et intégrer des outils d’intelligence artificielle et de machine learning pour enrichir les rapports.

Grâce à Synapse Real-Time Analytics de Fabric, Power BI Service permet aux utilisateurs d'accéder à des tableaux de bord constamment actualisés.