Comparaison Excel vs Power BI : quel outil pour vos données ?

Introduction

Dans un monde de plus en plus orienté vers l’analyse de données, disposer d’outils performants pour collecter, traiter et visualiser l’information est devenu crucial. Depuis des décennies, Excel s’impose comme l’un des logiciels les plus emblématiques pour la manipulation de tableaux et la réalisation de calculs. De son côté, Power BI, plus récent, se présente comme un outil de Business Intelligence (BI) capable de manipuler de grands volumes de données et de proposer des tableaux de bord avec visualisations interactives.

Malgré leur filiation commune (tous deux développés par Microsoft), ces deux outils n’adressent pas toujours les mêmes besoins ni les mêmes publics. Dans cet article, nous allons explorer les spécificités de chaque outil, mettre en lumière leurs atouts et leurs limites, puis dégager des pistes pour vous aider à faire un choix éclairé, ou même à envisager une utilisation complémentaire d’Excel et de Power BI selon la nature de vos projets.

Comparaison des deux outils

Lorsqu’il s’agit de choisir entre Excel et Power BI, il est utile de comparer leurs principales fonctionnalités, leurs avantages et leurs limites. Le tableau ci-dessous offre un aperçu synthétique des différences majeures. Nous détaillerons ensuite ces points pour mieux comprendre dans quelles situations chacun de ces outils s’avère le plus adapté

Analyse et manipulation de données

• Excel : Reste un outil de référence pour les calculs, les formules et l’analyse de données à petite échelle. Les utilisateurs peuvent appliquer des formules complexes et créer des tableaux croisés dynamiques, mais Excel montre rapidement ses limites lorsqu’il s’agit de traiter plusieurs millions de lignes ou de gérer des bases de données volumineuses.
• Power BI : Conçu pour manipuler de larges ensembles de données, il intègre Power Query (pour la préparation et la transformation des données) et DAX (pour les calculs avancés). Cette structure permet d’assembler et de consolider facilement des informations provenant de diverses sources (SQL, API, fichiers plats, etc.).

Visualisations et tableaux de bord

• Excel : Propose des graphiques basiques (histogrammes, courbes, camemberts, etc.) et une interactivité limitée. Les utilisateurs souhaitant des fonctionnalités plus avancées doivent recourir à des macros VBA ou des add-ins. Pour en savoir comment créer consulter le guide pour créer un tableau de bord Excel.

• Power BI : Brille par la richesse de ses visuels interactifs et la possibilité de créer des tableaux de bord dynamiques. Les utilisateurs peuvent effectuer un « drill-down » pour creuser dans les données, tout en gardant une vue d’ensemble grâce à des filtres et des segments intuitifs. Pour en savoir comment créer consulter le guide pour créer un tableau de bord Power Bi.

Analyse en temps réel et automatisation

• Excel : Les feuilles de calcul présentent des données statiques. Pour actualiser un tableau, il faut généralement recharger le fichier ou utiliser des connexions externes (OLE DB, requêtes, etc.). L’automatisation des rapports requiert souvent des macros ou des outils tiers.
• Power BI : Dispose de solution de rafraîchissement automatique (scheduled refresh) et peut gérer la surveillance en temps réel via Power BI Service. Couplé à Power Automate (outil Microsoft inclus dans Power Platform), il permet de déclencher des flux de travail et des alertes automatisées, rendant le suivi des KPIs plus proactif.

Collaboration et partage

• Excel : Historiquement, le partage de classeurs se faisait par email ou via OneDrive, avec un risque de conflits de versions. La co-édition en temps réel existe, mais reste moins fluide qu’un outil 100 % cloud.
• Power BI : Totalement pensé pour la collaboration en ligne. Les rapports et tableaux de bord sont accessibles via Power BI Service, avec des espaces de travail dédiés à la co-construction. Les utilisateurs peuvent commenter, poser des questions et recevoir les mises à jour en temps réel.

Coût et licences

• Excel : Souvent inclus dans la suite Microsoft Office, que ce soit via un achat unique ou un abonnement Microsoft 365. C’est un outil déjà présent dans la plupart des entreprises, ce qui réduit le coût d’implémentation supplémentaire.
• Power BI : La version de base (Power BI Desktop) est gratuite, mais l’accès à des fonctionnalités de partage ou de collaboration avancées (Power BI Pro, Premium) requiert un abonnement mensuel ou annuel. Les coûts peuvent donc grimper selon la taille de l’entreprise et le nombre d’utilisateurs.

Courbe d’apprentissage et intégration

• Excel : Largement utilisé depuis des décennies, il est familier à la plupart des professionnels. Les fonctionnalités de base sont intuitives, mais aller plus loin (macros, VBA) demande du temps et de la pratique.
• Power BI : Nécessite de comprendre la logique de la Business Intelligence (modélisation, DAX, relations entre tables, etc.). Cette courbe d’apprentissage est plus raide, mais une fois maîtrisé, l’outil permet de créer des rapports interactifs et de grande envergure. De plus, il s’intègre parfaitement avec l’écosystème Microsoft (Azure, Dynamics, etc.), ce qui peut offrir un avantage stratégique pour les entreprises déjà engagées dans ces technologies.

Exemples de tableaux des bord Excel et Power BI

Gestion de projet

Dans un environnement de gestion de projet, il est essentiel de suivre des indicateurs comme l’avancement, les coûts et l’affectation des ressources afin d’anticiper les risques et les retards. Un tableau de bord efficace donne une vision globale du projet et permet une meilleure prise de décision.

Excel convient particulièrement si les données sont stockées dans un seul fichier. Les tableaux croisés dynamiques et les segments de filtrage facilitent l’analyse des tâches et des dépenses, et la création de graphiques simples permet de visualiser l’évolution du planning. Il reste toutefois limité dès lors que le projet implique une mise à jour fréquente des informations ou que plusieurs personnes travaillent simultanément sur le même document. Voir cet exemple d'outil de Gestion de projet Excel.

Power BI, plus complexe à prendre en main, permet de connecter plusieurs sources de données via Power Query et de gérer d’importants volumes d’informations en temps réel. Les filtres avancés et les visualisations interactives offrent un tableau de bord plus dynamique, tandis que la collaboration en ligne assure un suivi continu du projet pour toutes les parties prenantes.  Voir cet exemple d'outil de Gestion de projet Power Bi.

Analyse de risque AMDEC (FMEA)

L'AMDEC, ou FMEA, vise à identifier et hiérarchiser les défaillances potentielles au sein d’un processus ou d’un produit afin de mettre en place des actions correctives. Un tableau de bord clair permet de cibler rapidement les risques les plus critiques et de suivre l’évolution de leur traitement.

En centralisant les données dans un unique classeur, Excel permet de calculer facilement les indices de criticité (gravité, fréquence, détectabilité) et de créer de tableau de bord moderne à l'aide des graphiques croisés dynamiques, ces dernier permettent de filtrer les différents modes de défaillance. L’utilisation des segments facilite la filtration par période, mais l’outil montre ses limites si l’on souhaite automatiser la collecte des données ou consolider plusieurs sources de façon dynamique.

Power BI offre une plus grande flexibilité pour connecter différentes bases et combiner automatiquement les informations liées aux modes de défaillance, aux actions correctives ou aux retours d’expérience. Dans notre cas, en utilisant le fichier Excel précédemment utilisé comme source de données, l'interface de Power Query permet de transformer et de nettoyer les données en amont, tandis que les filtres avancés et les visuels interactifs assurent une analyse approfondie, notamment lorsqu’il s’agit de repérer des tendances ou de comparer l’évolution de la criticité dans le temps.

Exemple utilisé dans cette vidéo : 

Excel - AMDEC Processus Excel - Tableau de bord Suivi IPR

Power bi - Modèle Power BI - Analyse de risque (Amdec)

Suivi de TRS (OEE)

Le TRS (ou OEE en anglais, Taux de Rendement Synthétique) est un indicateur clé de performance industrielle qui mesure la disponibilité, la performance et la qualité d’une ligne de production. Un tableau de bord dédié aide à identifier rapidement les points de blocage et à améliorer l’efficacité globale.

Lorsque les données de production sont centralisées dans un même fichier, Excel permet de calculer le TRS grâce à des formules et de créer des graphiques pour visualiser l’évolution de la disponibilité ou du taux de rebuts. Les tableaux croisés dynamiques permettent d’affiner les analyses à l'aide de tableau de bord dynamique, mais la mise à jour reste manuelle et peut rapidement devenir chronophage si l’on travaille sur de nombreux sites ou machines.

Avec Power BI, il est possible de relier directement les données issues d’un système MES ou d’autres bases de production, sans passer par une consolidation manuelle. L’organisation poussée de Power Query facilite la gestion de gros volumes et la création de filtres complexes, tandis que les visuels interactifs donnent une vue en temps réel du TRS. La collaboration en ligne renforce l’aspect proactif, car les équipes de maintenance et de production peuvent être alertées et réagir immédiatement en cas d’écart significatif.

Exemple utilisé dans cette vidéo : 

Excel - Modèle de Gestion de projet Power Bi à télécharger

Power Bi - Modèle Power BI - Suivi de TRS (Taux de Rendement Synthétique)

Choisir l’outil adapté à ses besoins

Critère 1 : Volume de données

• Petite ou moyenne quantité : Excel reste suffisant.

• Grosses bases : Power BI est plus adapté.

Critère 2 : Besoin de collaboration

 

• Collaboration restreinte, versionnage manuel : Excel peut convenir.

• Travail d’équipe en temps réel, tableaux de bord partagés : Power BI est plus performant.

Critère 3 : Budget et licences

 

• Excel est généralement inclus dans la suite Office, souvent déjà payée par l’entreprise.

• Power BI nécessite un abonnement (Pro ou Premium) pour certaines fonctionnalités avancées.

Critère 4 : Compétences et apprentissage

 

• Équipe habituée à Excel : Courbe d’apprentissage faible.
• Projet de BI ambitieux : Formation Power BI recommandée.

Avantages et inconvénients récapitulatifs

Outil	Avantages	Inconvénients
Excel	- Facile à prendre en main - Très répandu en entreprise - Polyvalent et flexible	- Limité face aux gros volumes de données - Collaboration parfois complexe - Risque d’erreurs humaines
Power BI	- Tableaux de bord interactifs - Gère de grandes bases de données - Collaboration avancée	- Courbe d’apprentissage plus importante - Coût (licences Pro/Premium) - Besoin d’un environnement adapté

Conclusion

Excel et Power BI sont deux outils complémentaires. Excel est idéal pour les analyses rapides, les rapports quotidiens ou les petits volumes de données. Power BI, quant à lui, se distingue pour la business intelligence à plus grande échelle, la collaboration en temps réel et les visualisations avancées.

Recommandation : Évaluez vos besoins en termes de volume de données, de collaboration, de budget et de compétences pour choisir l’outil le plus adapté, ou envisagez un usage combiné des deux solutions lorsque cela s’avère pertinent.