Comment réduire les coûts administratifs d’une entreprise ?
Introduction à la réduction des coûts d'entreprise
La réduction des coûts d'entreprise est essentielle pour optimiser la rentabilité. Comptabilité, logistique, ressources humaines : les tâches concernées sont indispensables, mais également coûteuses et chronophages. Il est toutefois possible de réduire les frais liés sans compromettre l’efficacité et la qualité des travaux ou services de l’entreprise. Cet article vous propose ainsi d’explorer plusieurs stratégies pour réduire les coûts administratifs de votre entreprise, tout en maintenant sa productivité et sa rentabilité.*
Analyser la productivité des équipes
Il est tout d’abord essentiel de définir précisément les points problématiques. Cela permet de déterminer les domaines qui nécessitent des améliorations, pour élaborer des plans d’action qui visent à améliorer la performance globale de l’équipe, et par extension de l’entreprise.
Après avoir redéfini vos objectifs, vous pouvez ensuite mesurer la performance réalisée dans chaque secteur qui vous intéresse. Si l’on prend l’exemple de l’administratif, vous pouvez utiliser différentes métriques pertinentes pour cette situation, comme le temps passé sur les tâches, le nombre de réunions ou de projets, le taux d’erreur, etc. Ces résultats devront alors être analysés à l’aide de graphiques et de tableaux pour une meilleure visualisation, ce qui vous permettra notamment d’identifier les tâches inutilement chronophages. Le recours à la loi de Pareto vous sera ici particulièrement utile pour élaborer un diagramme, et établir une hiérarchie pour toutes ces actions.
Déployer des outils digitaux
Si vous souhaitez réduire les coûts administratifs de votre entreprise, vous pouvez opter pour une automatisation des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée. De nombreux outils, à l’instar des systèmes ERP (Enterprise Resource Planing), prennent aujourd’hui en charge de manière autonome la gestion des stocks ou des projets, la facturation, la paie ou la gestion de documents (stockage électronique, numérisation). Ces dernières tâches, en plus d’occuper le temps des salariés, comportent également une part non négligeable d’erreurs humaines, ce qui peut influencer le bon déroulement des processus au sein de l’entreprise.
Des outils de collaboration en ligne facilitent le partage de données et la communication entre les différents départements de l’entreprise, ce qui limite la perte d’informations. Ils offrent aussi la possibilité d’un suivi en temps réel. À l’ère de l’industrie 4.0, les plateformes IoT et le recours à l’intelligence artificielle vous permettent quant à eux de surveiller en temps réel l’utilisation des ressources et la performance des équipements, tout en analysant les données pour optimiser les temps de maintenance. La collecte de data à la source vous fera ainsi gagner un temps précieux. Enfin, les outils d’analyse visuelle fournissent une aide précieuse aux décisions d’équipe, mais aussi pour la sphère managériale.
Digital Factory vous propose une bibliothèque d’outils performants, rigoureusement sélectionnés parmi les meilleures options disponibles du marché et disponibles dans une large gamme de tarifs, pour vous aider à numériser et à automatiser vos tâches administratives.
Libérer le potentiel des collaborateurs
La réduction des coûts administratifs d’une entreprise permet non seulement d’en améliorer la performance financière, mais aussi celle de ses collaborateurs. Ces derniers se trouvent ainsi libérés des tâches répétitives et chronophages, en ayant désormais l’opportunité de transformer ce temps pour l’invention et l’innovation. Pour cela, il reste essentiel de mesurer la satisfaction de vos salariés, afin de mettre en place des actions qui les aideront à retrouver leur état optimal de productivité.
Si vous prévoyez d’organiser une réunion à ce sujet, assurez-vous que celle-ci soit alignée avec vos nouveaux objectifs. Si ces rassemblements sont essentiels pour la qualité du travail d’équipe, mais aussi pour la vie de l’entreprise, il est important qu’ils restent ancrés dans une visée de productivité. Pour cela, nous vous conseillons de suivre ces quelques conseils :
- Définir clairement l’objectif de la réunion et le partager immédiatement avec les participants
- Inviter uniquement les personnes impliquées dans l’objectif de la réunion, afin de ne pas ralentir le cours de cette dernière - Préparer un ordre du jour et fixer une durée limite pour la réunion (en privilégiant les sessions courtes) - Encourager la participation de tous les membres
- Utiliser des outils de collaboration et d’analyse visuelle pour illustrer les idées et réfléchir ensemble : tableaux blancs interactifs, logiciels de partage d’écran, graphiques, etc.
- Assigner les actions à chaque collaborateur en fonction de son profil et de ses compétences, en lui donnant toutes les informations nécessaires, y compris les délais attendus
- Valider directement tous les points à la fin de la réunion
Ces bonnes pratiques vous permettront ainsi d’aider votre équipe à atteindre plus rapidement et plus efficacement les objectifs fixés. De manière générale, la mise en place de ces différentes actions, qu’il s’agisse de réduction des coûts, ou de procédures claires, maximise la performance de l’entreprise et minimise les erreurs. L’automatisation des tâches administratives permet ensuite aux employés de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée, qui requièrent à la fois l’imagination et l’innovation humaines. Boostés par l’exécution d’actions valorisantes, les salariés se concentrent sur la recherche de solutions, quand la technologie se charge des tâches répétitives, y compris pour la communication et la coordination, dans un délai très court, et à moindre coût. De nombreux outils innovants sont disponibles en exclusivité sur Digital Factory : Lean, QHSE, MES 4.0, IOT… Découvrez notre catalogue en cliquant ici !
