T11/ MS Project - Tutoriel : Synchronisation du MS project avec SharePoint

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Dans ce tutoriel MS Project, vous apprendrez à synchroniser votre planning projet avec une Liste SharePoint et découvrir comment fonctionne la synchronisation.

Pour commencer, allez dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous, puis sur Synchroniser avec SharePoint.

Vous avez le choix entre deux options: synchroniser avec un nouveau site SharePoint ou avec un site SharePoint déjà existant. Dans ce tutoriel, nous allons opter pour un site existant.

Copiez et collez l'URL de votre site SharePoint dans l'espace réservé à cet effet, et cliquez sur Vérifier le site.

Après vérification, définissez le nom de la liste qui sera synchronisée et démarrez la synchronisation en appuyant sur Enregistrer.

Rafraîchissez la page du site SharePoint et vérifiez que la nouvelle liste synchronisée a été créée.

Toutes les modifications effectuées dans Project seront dorénavant synchronisées avec SharePoint et inversement. Cependant, seules les informations de base telles que le nom de la tâche, les dates de début et de fin, et les ressources sont synchronisées par défaut. Donc, si vous avez ajouté des colonnes spécifiques, elles ne seront pas synchronisées.

Pour synchroniser ces colonnes, retournez dans Project, sélectionnez Fichier, puis Informations, et cliquez sur Mapper les champs.

Ici, ajoutez un champ et choisissez les champs : Catégorie et Nom du projet que nous avons ajoutés spécialement pour ce projet.

Confirmez en cliquant sur OK, puis lancez une nouvelle synchronisation.

Revenez sur SharePoint pour vérifier la synchronisation. Pour afficher ces colonnes, cliquez sur les trois points, ensuite choisissez Modifier l'affichage, puis cochez les colonnes souhaitées.

Appuyez sur OK pour confirmer. Vous constaterez alors que vos colonnes spécifiques sont maintenant synchronisées et visibles dans l'affichage.

Les modifications apportées à MS Project seront automatiquement synchronisées avec SharePoint et inversement. À titre d'illustration, nous allons modifier la description d'une tâche dans SharePoint.

Retournez dans Project et appuyez sur Ctrl + S pour synchroniser.

Et voilà, la tâche a été mise à jour dans Project.

Dorénavant, pour ouvrir votre projet, vous devez le faire depuis SharePoint. Pour cela, naviguez vers Liste et cliquez sur Ouvrir dans Project.

Cela ouvrira votre projet dans MS Project, toutes les modifications récentes ayant été synchronisées.