Dans ce tutoriel Microsoft Power Automate, vous apprendrez à connecter à Power BI une liste SharePoint synchronisée à un Planning Ms project.
Créer des rapports avancés pour suivre vos projets complexes en temps réel.
Pour commencer, dans l'onglet Accueil, cliquez sur Obtenir des données. Dans le menu qui s'affiche, cliquez sur Plus pour voir plus d'options de sources de données. Dans la zone de recherche, tapez SharePoint et la source de données Liste SharePoint devrait apparaître dans la liste, cliquez dessus.
Cliquez sur Se connecter.
Maintenant, vous devez copier et coller le lien vers votre site SharePoint. Assurez-vous d'avoir ce lien à portée de main. Sélectionnez l'implémentation 2.0, ceci est important pour garantir la meilleure compatibilité et performance. Une fois que vous avez fait cela, cliquez sur OK.
Vous pouvez maintenant sélectionner les listes que vous souhaitez connecter. Pour ce faire, cochez simplement les cases à côté de leur nom. Une fois que vous avez sélectionné toutes les listes que vous souhaitez, cliquez sur Charger. Et voilà, vous avez maintenant connecté vos données de SharePoint.
Dans la suite de notre démonstration, nous allons maintenant préparer les données pour l'analyse. Dans l'onglet Accueil, cliquez sur Transformer les données. Vous allez voir que l'éditeur Power Query s'ouvre. La première chose que nous allons faire est de mettre à jour les types de données. Pour ce faire, sélectionnez la colonne dont vous voulez changer le type. Ensuite, dans l'onglet Transformer, nous allons modifier le type de données des colonnes. Si vous avez des colonnes avec des dates, assurez-vous de changer le type en Date. Si vous avez des nombres, choisissez Nombre décimal. Il est très important de vérifier que les données ont le bon type, c'est un aspect crucial pour la création de rapport fiable et précis. En suivant ces étapes, vous vous assurez que vos données sont correctement formatées et prêtes pour l'analyse dans Power BI.
Pour appliquer vos modifications, revenez à l'onglet Accueil et cliquez sur Fermer et appliquer.
Pour une modification plus basique de vos données, vous pouvez également cliquer sur Vue des données dans le ruban à gauche. Cette fonctionnalité vous permet de faire des modifications rapides sans avoir à entrer dans l'éditeur Power Query.
La colonne que vous voyez connectée dans Power BI sont celles qui existent dans l'affichage par défaut de SharePoint. Si vous souhaitez ajouter de nouvelles colonnes, vous devez soit les afficher dans SharePoint, soit mapper de nouvelles colonnes de MS Project.
Tout d'abord, ouvrez votre planning MS Project qui est synchronisé avec SharePoint. Ensuite, dans le menu Fichier, cliquez sur Informations. À partir de là, vous pouvez commencer à mapper les nouveaux champs. Dans notre cas, nous allons mapper les colonnes Dates de début et fin de référence.
Une fois que vous avez mappé les nouvelles colonnes, cliquez sur OK. N'oubliez pas d'enregistrer vos modifications pour synchroniser les nouvelles données.
Maintenant, retournons à SharePoint. Dans l'affichage par défaut, cliquez sur les trois points verticaux, puis sur Modifier cet affichage. Cochez les colonnes que nous venons de mapper.
Et voilà, vous avez ajouté de nouvelles colonnes à votre source de données.
Actualisez votre rapport Power BI, cette action va charger les nouvelles colonnes dans vos données de rapport. Vous devriez maintenant voir les nouvelles colonnes que vous avez ajoutées depuis SharePoint apparaître dans vos données de rapport.
Vous devez maintenant mettre à jour les formats des colonnes date de référence en date, depuis l'éditeur Power Query ou bien depuis la Vue de données.
Pour aller plus loin dans notre analyse et afin de créer un rapport sur la charge de travail, nous pouvons ajouter les colonnes Travail et Récapitulatif. Cela nous permettra d'analyser le temps passé par chaque ressource et sur chaque tâche. Pour la suite de cette vidéo, nous allons donc mapper et connecter ces deux colonnes à Power BI. Ces données sont indispensables pour une bonne analyse du planning et des ressources. En incorporant ces éléments à notre modèle de données, nous pourrons avoir une vue détaillée de la distribution du travail, ce qui nous aidera à optimiser la gestion des ressources et à améliorer la planification.
Pour intégrer les colonnes Travail et Récapitulatif dans votre rapport Power BI, vous allez répéter les actions que nous avons réalisées dans ce tutoriel : à savoir, mapper les champs depuis votre planning Project, afficher ces colonnes dans l'affichage par défaut de SharePoint, actualiser les données dans Power BI, et préparer ces données dans l'éditeur Power Query ou la Vue de données.
Pour exploiter efficacement la colonne Travail dans notre analyse, nous devons la transformer en Nombre décimal. Pour ce faire, nous allons utiliser Power Query dans Power BI. Tout d'abord, ouvrez Power Query et cliquez sur Actualiser. Ensuite, sélectionnez la colonne Travail. Dans l'onglet Accueil, cliquez sur Remplacer les données. Cela va ouvrir une nouvelle fenêtre où vous pourrez effectuer des remplacements dans vos données. Dans cette fenêtre, remplacez "heure" par un champ vide, et faites de même pour l'espace. Assurez-vous de faire ces deux remplacements pour préparer correctement la colonne à être transformée. Maintenant que les heures et les espaces ont été supprimés, vous pouvez changer le type de la colonne Travail en Nombre décimal.
Connectez maintenant la colonne Récapitulatif en suivant les mêmes étapes.
Merci d'avoir suivi ce tuto. Dans la prochaine partie de cette série, nous montrerons comment exploiter ces données pour créer des rapports significatifs. Nous espérons vous retrouver pour la suite de ce tutoriel.
