Comparación de Excel vs Power BI: ¿qué herramienta para sus datos?

Introducción

En un mundo cada vez más orientado al análisis de datos , contar con herramientas potentes para recopilar, procesar y visualizar información se ha vuelto crucial. Durante décadas, Excel se ha consolidado como uno de los programas más emblemáticos para manipular tablas y realizar cálculos. Por su parte, Power BI , más reciente, se presenta como una herramienta de Business Intelligence (BI) capaz de manejar grandes volúmenes de datos y ofrecer paneles con visualizaciones interactivas.

A pesar de su afiliación común (ambas desarrolladas por Microsoft), estas dos herramientas no siempre abordan las mismas necesidades ni las mismas audiencias. En este artículo, exploraremos las especificidades de cada herramienta, resaltaremos sus fortalezas y limitaciones, luego identificaremos vías para ayudarlo a tomar una decisión informada, o incluso consideraremos el uso complementario de Excel y Power BI según la naturaleza de sus proyectos.

Comparación de las dos herramientas.

Cuando se trata de elegir entre Excel y Power BI, resulta útil comparar sus principales características, beneficios y limitaciones. La siguiente tabla proporciona un resumen de las principales diferencias. Luego detallaremos estos puntos para comprender mejor en qué situaciones es más adecuada cada una de estas herramientas.

Análisis y manipulación de datos.

• Excel : sigue siendo una herramienta de referencia para cálculos, fórmulas y análisis de datos a pequeña escala. Los usuarios pueden aplicar fórmulas complejas y crear tablas dinámicas, pero Excel muestra rápidamente sus limitaciones cuando maneja millones de filas o administra grandes bases de datos.
• Power BI : Diseñado para manipular grandes conjuntos de datos, integra Power Query (para preparación y transformación de datos) y DAX (para cálculos avanzados). Esta estructura facilita el ensamblaje y consolidación de información de diversas fuentes (SQL, API, archivos planos, etc.).

Visualizaciones y paneles de control

• Excel : Ofrece gráficos básicos (histogramas, líneas, gráficos circulares, etc.) e interactividad limitada. Los usuarios que deseen una funcionalidad más avanzada deben recurrir a macros o complementos de VBA. Para aprender a crear, consulte la guía para crear un panel de Excel .

• Power BI : Brilla por la riqueza de sus imágenes interactivas y la posibilidad de crear paneles dinámicos. Los usuarios pueden profundizar para profundizar en los datos, mientras mantienen una descripción general con filtros y segmentos intuitivos. Para aprender a crear, consulte la guía para crear un panel de Power Bi .

Análisis y automatización en tiempo real

• Excel : Las hojas de cálculo presentan datos estáticos. Para actualizar una tabla, generalmente hay que recargar el archivo o utilizar conexiones externas (OLE DB, consultas, etc.). La automatización de informes suele requerir macros o herramientas de terceros.
• Power BI : Tiene una solución de actualización automática (actualización programada) y puede administrar el monitoreo en tiempo real a través del servicio Power BI. Junto con Power Automate (herramienta de Microsoft incluida en Power Platform ), le permite activar alertas y flujos de trabajo automatizados, lo que hace que el monitoreo de KPI sea más proactivo.

Colaboración y compartir

• Excel : históricamente, compartir libros se hacía por correo electrónico o mediante OneDrive, con riesgo de conflictos de versiones. La coedición en tiempo real existe, pero sigue siendo menos fluida que una herramienta 100% en la nube.
• Power BI : Totalmente diseñado para la colaboración en línea. Se puede acceder a informes y paneles a través del servicio Power BI, con espacios de trabajo dedicados a la co-construcción. Los usuarios pueden comentar, hacer preguntas y recibir actualizaciones en tiempo real.

Costo y licencias

• Excel : A menudo incluido en la suite Microsoft Office, ya sea mediante una compra única o una suscripción a Microsoft 365, es una herramienta ya presente en la mayoría de las empresas, lo que reduce el costo adicional de implementación.
• Power BI : La versión básica (Power BI Desktop) es gratuita, pero el acceso a funciones avanzadas de colaboración o uso compartido (Power BI Pro, Premium) requiere una suscripción mensual o anual. Por tanto, los costes pueden aumentar según el tamaño de la empresa y el número de usuarios.

Curva de aprendizaje e integración

• Excel : Ampliamente utilizado desde hace décadas, resulta familiar para la mayoría de los profesionales. Las funciones básicas son intuitivas, pero ir más allá (macros, VBA) requiere tiempo y práctica.
• Power BI : Requiere comprensión de la lógica de Business Intelligence (modelado, DAX, relaciones entre tablas, etc.). Esta curva de aprendizaje es más pronunciada, pero una vez dominada, la herramienta le permite crear informes interactivos a gran escala. Además, se integra perfectamente con el ecosistema de Microsoft (Azure, Dynamics, etc.), lo que puede proporcionar una ventaja estratégica para las empresas que ya participan en estas tecnologías.

Ejemplos de paneles de Excel y Power BI

Gestión de proyectos

En un entorno de gestión de proyectos , es esencial realizar un seguimiento de indicadores como el progreso, los costos y la asignación de recursos para anticipar riesgos y retrasos. Un panel de control eficaz proporciona una visión general del proyecto y permite una mejor toma de decisiones.

Excel es especialmente adecuado si los datos se almacenan en un único archivo. Las tablas dinámicas y los segmentos de filtro facilitan el análisis de tareas y gastos, y la creación de gráficos simples le permite visualizar el progreso del cronograma. Sin embargo, sigue siendo limitado cuando el proyecto implica una actualización frecuente de información o varias personas trabajan simultáneamente en el mismo documento. Vea este ejemplo de una herramienta de gestión de proyectos de Excel.

Power BI , más complejo de utilizar, permite conectar varias fuentes de datos mediante Power Query y gestionar grandes volúmenes de información en tiempo real. Los filtros avanzados y las visualizaciones interactivas proporcionan un panel más dinámico, mientras que la colaboración en línea garantiza un seguimiento continuo del proyecto para todas las partes interesadas. Vea este ejemplo de la herramienta de gestión de proyectos Power Bi .

Análisis de Riesgos FMEA (FMEA)

FMEA , o FMEA, tiene como objetivo identificar y priorizar fallas potenciales dentro de un proceso o producto para poder implementar acciones correctivas. Un panel claro le permite identificar rápidamente los riesgos más críticos y monitorear el progreso de su tratamiento.

Al centralizar los datos en un único libro, Excel facilita el cálculo de los índices de criticidad (gravedad, frecuencia, detectabilidad) y la creación de un cuadro de mando moderno mediante gráficos cruzados dinámicos, que permiten filtrar los diferentes modos de fallo. El uso de segmentos facilita el filtrado por periodo, pero la herramienta muestra sus límites si se quiere automatizar la recogida de datos o consolidar varias fuentes de forma dinámica.

Power BI proporciona mayor flexibilidad para conectar diferentes bases de datos y combinar automáticamente información relacionada con modos de error, acciones correctivas o comentarios. En nuestro caso, utilizando el archivo Excel utilizado anteriormente como fuente de datos, la interfaz de Power Query permite transformar y limpiar los datos desde el principio, mientras que los filtros avanzados y los elementos visuales interactivos garantizan un análisis en profundidad, especialmente cuando se trata de detectar tendencias o comparar la evolución. de criticidad a lo largo del tiempo.

Ejemplo utilizado en este vídeo:

Excel - Proceso de Excel FMEA - Panel de monitoreo de DPI

Power bi - Modelo Power BI - Análisis de riesgos (Amdec)

Monitoreo OEE (OEE)

El OEE (o OEE en inglés, Synthetic Yield Rate) es un indicador clave de rendimiento industrial que mide la disponibilidad, el rendimiento y la calidad de una línea de producción. Un panel de control dedicado ayuda a identificar rápidamente los cuellos de botella y mejorar la eficiencia general.

Cuando los datos de producción están centralizados en un mismo archivo, Excel permite calcular el OEE mediante fórmulas y crear gráficos para visualizar la evolución de la disponibilidad o la tasa de rechazo. Las tablas dinámicas le permiten refinar los análisis utilizando un panel dinámico, pero la actualización sigue siendo manual y puede consumir mucho tiempo si trabaja en numerosos sitios o máquinas.

Con Power BI , es posible vincular directamente datos desde un sistema MES u otras bases de datos de producción, sin pasar por una consolidación manual. La profunda organización de Power Query facilita la administración de grandes volúmenes y la creación de filtros complejos, mientras que los elementos visuales interactivos brindan una vista en tiempo real de OEE. La colaboración en línea refuerza el aspecto proactivo, porque los equipos de mantenimiento y producción pueden recibir alertas y reaccionar inmediatamente en caso de una desviación significativa.

Ejemplo utilizado en este vídeo:

Excel - Plantilla de gestión de proyectos Power Bi para descargar

Power Bi - Modelo de Power BI - Seguimiento de TRS (tasa de rendimiento sintética)

Elija la herramienta adecuada a sus necesidades

Criterio 1: volumen de datos

• Cantidad pequeña o mediana: Excel sigue siendo suficiente.

• Grandes bases: Power BI es más adecuado.

Criterio 2: Necesidad de colaboración

• Colaboración restringida, control de versiones manual: Excel puede ser adecuado.

• Trabajo en equipo en tiempo real, paneles compartidos: Power BI es más eficiente.

Criterio 3: Presupuesto y licencias

• Excel suele estar incluido en el paquete Office y, a menudo, ya lo paga la empresa.

• Power BI requiere una suscripción (Pro o Premium) para algunas funciones avanzadas.

Criterio 4: Habilidades y aprendizaje

 

• Equipo acostumbrado a Excel: Curva de aprendizaje baja.
• Ambicioso proyecto de BI: se recomienda formación en Power BI.

Resumen de ventajas y desventajas.

Herramienta	Beneficios	Desventajas
Sobresalir	- Fácil de manejar - Muy común en los negocios. - Versátil y flexible	- Limitado cuando se trata de grandes volúmenes de datos - A veces colaboración compleja - Riesgo de errores humanos
Energía BI	- Paneles de control interactivos - Maneja grandes bases de datos. - Colaboración avanzada	- Mayor curva de aprendizaje - Costo (licencias Pro/Premium) - Necesita un ambiente adecuado

Conclusión

Excel y Power BI son dos herramientas complementarias. Excel es ideal para análisis rápidos, informes diarios o pequeños volúmenes de datos. Power BI, por otro lado, destaca por su inteligencia empresarial a gran escala, colaboración en tiempo real y visualizaciones avanzadas.

Recomendación : evalúe sus necesidades en términos de volumen de datos, colaboración, presupuesto y habilidades para elegir la herramienta más adecuada, o considere el uso combinado de las dos soluciones cuando sea relevante.