¿Cómo reducir los costos administrativos de una empresa?
Introducción a la reducción de costos comerciales
Reducir los costos comerciales es esencial para maximizar la rentabilidad. Contabilidad, logística, recursos humanos: las tareas involucradas son esenciales, pero también costosas y requieren mucho tiempo. Sin embargo, es posible reducir los costos relacionados sin comprometer la eficiencia y calidad del trabajo o servicios de la empresa. Por lo tanto, este artículo lo invita a explorar varias estrategias para reducir los costos administrativos de su negocio, manteniendo su productividad y rentabilidad.*
Analizar la productividad del equipo
En primer lugar, es fundamental definir con precisión los puntos problemáticos. Esto ayuda a determinar áreas que requieren mejora, a desarrollar planes de acción que tengan como objetivo mejorar el desempeño general del equipo y por extensión de la empresa.
Después de haber redefinido tus objetivos, podrás medir el desempeño alcanzado en cada sector que te interese. Si tomamos el ejemplo administrativo, se pueden utilizar diferentes métricas relevantes para esta situación, como el tiempo dedicado a las tareas, el número de reuniones o proyectos, la tasa de error, etc. Estos resultados luego deben analizarse mediante gráficos y tablas para una mejor visualización, lo que le permitirá identificar tareas que requieren mucho tiempo innecesariamente. Utilizar la ley de Pareto será especialmente útil aquí para trazar un diagrama y establecer una jerarquía para todas estas acciones.
Implementar herramientas digitales
Si quieres reducir los costes administrativos de tu negocio, puedes optar por la automatización de tareas repetitivas y de bajo valor añadido. Muchas herramientas, como los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) , hoy se encargan de forma independiente de la gestión de inventarios o proyectos, de la facturación, de las nóminas o de la gestión documental (almacenamiento electrónico, digitalización). Estas últimas tareas, además de ocupar el tiempo de los empleados, también incluyen una proporción importante de errores humanos, que pueden influir en el buen funcionamiento de los procesos dentro de la empresa.
Las herramientas de colaboración online facilitan el intercambio de datos y la comunicación entre diferentes departamentos de la empresa, lo que limita la pérdida de información. También ofrecen la posibilidad de seguimiento en tiempo real. En la era de la Industria 4.0, las plataformas IoT y el uso de inteligencia artificial permiten monitorear el uso de recursos y el rendimiento de los equipos en tiempo real, mientras analizan datos para optimizar el tiempo de mantenimiento. Recopilar datos en la fuente le ahorrará un tiempo valioso. Por último, las herramientas de análisis visual proporcionan un valioso apoyo para las decisiones del equipo, pero también para el ámbito directivo.
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Liberar el potencial de los empleados
Reducir los costos administrativos de una empresa no sólo mejora su desempeño financiero, sino también el de sus empleados. Estos últimos se liberan así de tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo, y ahora tienen la oportunidad de transformar este tiempo para la invención y la innovación. Para ello, sigue siendo fundamental medir la satisfacción de sus empleados, para poder implementar acciones que les ayuden a volver a su estado óptimo de productividad.
Si planeas realizar una reunión sobre esto, asegúrate de que esté alineada con tus nuevos objetivos. Si estas reuniones son esenciales para la calidad del trabajo en equipo, pero también para la vida de la empresa, es importante que permanezcan ancladas en un objetivo de productividad. Para ello, te aconsejamos que sigas estos algunos consejos:
- Definir claramente el objetivo de la reunión y compartirlo inmediatamente con los participantes.
- Invitar sólo a aquellas personas involucradas en el objetivo de la reunión, para no ralentizar el desarrollo de ésta - Preparar una agenda y fijar un tiempo límite para la reunión (favoreciendo sesiones cortas) - Fomentar la participación de todos los miembros
- Utilizar herramientas de colaboración y análisis visual para ilustrar ideas y pensar juntos: pizarras interactivas, software para compartir pantalla, gráficos, etc.
- Asignar acciones a cada empleado en función de su perfil y habilidades, brindándole toda la información necesaria, incluidos los plazos previstos.
- Validar directamente todos los puntos al final de la reunión.
Estas mejores prácticas te permitirán ayudar a tu equipo a alcanzar los objetivos establecidos de forma más rápida y eficiente. En general, la implementación de estas diferentes acciones, ya sea reducción de costos o procedimientos claros, maximiza el desempeño de la empresa y minimiza los errores. La automatización de las tareas administrativas permite a los empleados centrarse en tareas de mayor valor añadido, que requieren tanto imaginación humana como innovación. Impulsados por la ejecución de acciones gratificantes, los empleados se centran en encontrar soluciones, cuando la tecnología se encarga de tareas repetitivas, incluidas la comunicación y la coordinación, en muy poco tiempo y a menor coste. Muchas herramientas innovadoras están disponibles exclusivamente en Digital Factory: Lean, QHSE, MES 4.0, IOT… ¡Descubra nuestro catálogo haciendo clic aquí!
