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Guía completa para el seguimiento del presupuesto y la gestión de entregables.

Indice

Introducción

En la gestión de proyectos, dos prácticas esenciales desempeñan un papel crucial en el éxito de un proyecto: el seguimiento del presupuesto y la gestión de entregables. El seguimiento presupuestario permite monitorear los recursos financieros asignados al proyecto, mientras que la gestión de los entregables asegura el logro de los objetivos y la entrega de los resultados esperados. Estos procesos son esenciales para mantener el proyecto en marcha, minimizar los riesgos financieros y garantizar la satisfacción de las partes interesadas.

Gestión Presupuestaria y Seguimiento de Entregables

La gestión del presupuesto y el seguimiento de los entregables son pilares fundamentales de una gestión eficaz de proyectos.

Administración de presupuesto

La gestión presupuestaria implica desarrollar, asignar y monitorear recursos financieros para un proyecto determinado. Para hacer esto de manera efectiva, los gerentes de proyectos utilizan una variedad de herramientas, incluido software especializado de gestión de proyectos, hojas de cálculo y sistemas integrados de gestión financiera. Estas herramientas ayudan a realizar un seguimiento de los gastos, identificar desviaciones del presupuesto planificado y tomar medidas correctivas oportunas. Al monitorear de cerca los pedidos de los proveedores, los gerentes de proyectos pueden garantizar que las compras necesarias se realicen de acuerdo con el presupuesto y los requisitos del proyecto.

Seguimiento de entregables

La gestión de entregables implica planificar, organizar y controlar los resultados esperados en cada etapa del proyecto. Esto incluye establecer objetivos claros, identificar entregables específicos y establecer hitos para medir el progreso. Las tablas de entregables y los hitos son herramientas cruciales en este proceso, ya que permiten a los equipos realizar un seguimiento y evaluar el logro de los objetivos del proyecto.

Herramientas de gestión de presupuestos y seguimiento de entregables

Las herramientas de gestión de presupuestos y seguimiento de hitos varían según el tamaño y la complejidad del proyecto. Entre las herramientas más utilizadas se encuentran el software de gestión de proyectos como Microsoft Project, Primavera P6 y JIRA, que ofrecen funciones avanzadas para seguimiento de costos, gestión de recursos e informes financieros. Las hojas de cálculo como Microsoft Excel también siguen siendo populares por su facilidad de uso y flexibilidad para crear presupuestos e informes financieros personalizados.

Al integrar la gestión presupuestaria y los procesos de seguimiento de entregables, los gerentes de proyectos pueden garantizar el uso eficiente de los recursos y mantener el proyecto encaminado para lograr sus objetivos. En la siguiente sección, analizaremos más de cerca la importancia de estos procesos en el éxito general del proyecto.

Ejemplos de seguimiento de entregables

Seguimiento de presupuestos en Microsoft Project

En Microsoft Project, el seguimiento del presupuesto se realiza mediante las funciones integradas de gestión de costos. Puede ingresar fácilmente los costos reales incurridos para cada tarea del proyecto y compararlos con los costos planificados. Al ver las variaciones de costos y las tendencias financieras mediante informes generados por Microsoft Project, tendrá una visión clara del estado financiero actual del proyecto.

Seguimiento del presupuesto del proyecto MS

Seguimiento de presupuestos en Excel

Aunque Excel no está diseñado específicamente para la gestión de proyectos, puede utilizar sus funciones para crear tablas de seguimiento de presupuestos. Al configurar columnas para costos planificados y reales, puede ingresar y comparar fácilmente los gastos reales con el presupuesto asignado. Aunque es menos automatizado que en Microsoft Project, este método proporciona cierta flexibilidad para personalizar el seguimiento financiero según las necesidades específicas del proyecto.

Seguimiento del presupuesto en Excel

Seguimiento de entregables en Microsoft Project

Puede realizar un seguimiento eficaz de los principales hitos de su proyecto agregándolos como tareas de "hito" sin duración. Estos hitos pueden asociarse con fechas objetivo y reales, vinculados a tareas relevantes del proyecto. Esta práctica le permite visualizar claramente las brechas en el diagrama de Gantt, lo que facilita el seguimiento del progreso del proyecto y la detección de posibles retrasos.

Seguimiento de entregables en Excel

En Excel, aunque es menos adecuado para gestionar proyectos complejos que herramientas dedicadas como Microsoft Project, aún puede crear tablas de seguimiento de hitos y entregables para seguir el progreso del proyecto. Por ejemplo, puede configurar una hoja de cálculo con los hitos del proyecto, combinando fechas objetivo y reales, y utilizando métricas y comentarios para realizar un seguimiento del progreso y detectar posibles retrasos.

Tabla de seguimiento de entregas de Excel

Además, explore cómo optimizar su presupuesto y el seguimiento de entregas con paneles de Excel personalizados para una gestión proactiva y eficiente.

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