Wie können die Verwaltungskosten eines Unternehmens gesenkt werden?

Einführung in die Senkung der Geschäftskosten

Die Senkung der Geschäftskosten ist für die Maximierung der Rentabilität von entscheidender Bedeutung. Buchhaltung, Logistik, Personalwesen: Die damit verbundenen Aufgaben sind essentiell, aber auch kostspielig und zeitaufwändig. Es ist jedoch möglich, die damit verbundenen Kosten zu senken, ohne die Effizienz und Qualität der Arbeit oder Dienstleistungen des Unternehmens zu beeinträchtigen. Dieser Artikel lädt Sie daher ein, verschiedene Strategien zu erkunden, um die Verwaltungskosten Ihres Unternehmens zu senken und gleichzeitig seine Produktivität und Rentabilität aufrechtzuerhalten.*

Analysieren Sie die Teamproduktivität

Zunächst ist es wichtig, die Problempunkte genau zu definieren. Dies hilft dabei, Bereiche zu ermitteln, die einer Verbesserung bedürfen, und Aktionspläne zu entwickeln, die darauf abzielen, die Gesamtleistung des Teams und damit auch des Unternehmens zu verbessern.

Nachdem Sie Ihre Ziele neu definiert haben, können Sie die erzielte Leistung in jedem Bereich messen, der Sie interessiert. Wenn wir das Verwaltungsbeispiel nehmen, können Sie verschiedene für diese Situation relevante Metriken verwenden, z. B. die für Aufgaben aufgewendete Zeit, die Anzahl der Besprechungen oder Projekte, die Fehlerquote usw. Diese Ergebnisse sollten dann zur besseren Visualisierung mithilfe von Grafiken und Tabellen analysiert werden, sodass Sie unnötig zeitaufwändige Aufgaben identifizieren können. Die Verwendung des Pareto-Gesetzes wird Ihnen besonders nützlich sein, um ein Diagramm zu erstellen und eine Hierarchie für alle diese Aktionen festzulegen.

Digitale Tools bereitstellen

Wenn Sie die Verwaltungskosten Ihres Unternehmens senken möchten, können Sie sich für die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben mit geringer Wertschöpfung entscheiden. Viele Tools, wie ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) , kümmern sich heute selbstständig um die Bestands- oder Projektverwaltung, die Rechnungsstellung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder das Dokumentenmanagement (elektronische Speicherung, Digitalisierung). Diese letztgenannten Aufgaben beanspruchen nicht nur die Zeit der Mitarbeiter, sondern beinhalten auch einen erheblichen Anteil menschlicher Fehler, die den reibungslosen Ablauf von Prozessen im Unternehmen beeinflussen können.

Online-Collaboration-Tools erleichtern den Datenaustausch und die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen des Unternehmens, wodurch der Informationsverlust begrenzt wird. Sie bieten auch die Möglichkeit einer Echtzeitüberwachung. Im Zeitalter von Industrie 4.0 ermöglichen Ihnen IoT-Plattformen und der Einsatz künstlicher Intelligenz, die Ressourcennutzung und die Geräteleistung in Echtzeit zu überwachen und gleichzeitig Daten zu analysieren, um die Wartungszeit zu optimieren. Durch das Sammeln von Daten an der Quelle sparen Sie wertvolle Zeit. Schließlich bieten visuelle Analysetools wertvolle Unterstützung bei Teamentscheidungen, aber auch im Führungsbereich.

Digital Factory bietet Ihnen eine Bibliothek leistungsstarker Tools, die sorgfältig aus den besten auf dem Markt verfügbaren Optionen ausgewählt und in einer breiten Preisspanne erhältlich sind, um Sie bei der Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Verwaltungsaufgaben zu unterstützen.

Setzen Sie das Potenzial Ihrer Mitarbeiter frei

Die Reduzierung der Verwaltungskosten eines Unternehmens verbessert nicht nur seine finanzielle Leistungsfähigkeit, sondern auch die seiner Mitarbeiter. Dadurch werden sie von sich wiederholenden und zeitraubenden Aufgaben befreit und haben nun die Möglichkeit, diese Zeit für Erfindungen und Innovationen zu nutzen. Um dies zu erreichen, ist es weiterhin wichtig, die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter zu messen, um Maßnahmen zu ergreifen, die ihnen helfen, zu ihrem optimalen Produktivitätszustand zurückzukehren.

Wenn Sie planen, ein Meeting zu diesem Thema abzuhalten, stellen Sie sicher, dass es mit Ihren neuen Zielen übereinstimmt. Wenn diese Treffen für die Qualität der Teamarbeit, aber auch für das Leben des Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind, ist es wichtig, dass sie im Hinblick auf das Ziel der Produktivität verankert bleiben. Um dies zu erreichen, empfehlen wir Ihnen, die folgenden Tipps zu befolgen:

- Definieren Sie klar das Ziel des Meetings und teilen Sie es den Teilnehmern sofort mit

- Laden Sie nur diejenigen Personen ein, die am Ziel des Treffens beteiligt sind, um dessen Verlauf nicht zu verlangsamen. - Bereiten Sie eine Tagesordnung vor und legen Sie ein Zeitlimit für das Treffen fest (bevorzugen Sie kurze Sitzungen). - Ermutigen Sie die Teilnahme aller Mitglieder

- Nutzen Sie Tools für Zusammenarbeit und visuelle Analyse, um Ideen zu veranschaulichen und gemeinsam zu denken: interaktive Whiteboards, Software zur Bildschirmfreigabe, Grafiken usw.

- Weisen Sie jedem Mitarbeiter Aktionen basierend auf seinem Profil und seinen Fähigkeiten zu und geben Sie ihm alle notwendigen Informationen, einschließlich der erwarteten Fristen

- Validieren Sie alle Punkte direkt am Ende des Meetings

Mithilfe dieser Best Practices können Sie Ihrem Team dabei helfen, die gesetzten Ziele schneller und effektiver zu erreichen. Im Allgemeinen maximiert die Umsetzung dieser verschiedenen Maßnahmen, sei es Kostensenkung oder klare Verfahren, die Leistung des Unternehmens und minimiert Fehler. Durch die Automatisierung administrativer Aufgaben können sich die Mitarbeiter dann auf Aufgaben mit höherer Wertschöpfung konzentrieren, die sowohl menschliche Vorstellungskraft als auch Innovation erfordern. Durch die Ausführung lohnender Aktionen können sich die Mitarbeiter auf die Suche nach Lösungen konzentrieren, während die Technologie sich wiederholende Aufgaben, einschließlich Kommunikation und Koordination, in sehr kurzer Zeit und zu geringeren Kosten erledigt. Viele innovative Tools sind exklusiv auf Digital Factory verfügbar: Lean, QHSE, MES 4.0, IOT … Entdecken Sie unseren Katalog, indem Sie hier klicken!