Wie erstelle ich ein dynamisches Excel-Dashboard?

Inhaltsverzeichnis

• Einführung
• Schritt 1: Definieren Sie Dashboard-Ziele
• Schritt 2: Daten sammeln und organisieren
• Schritt 3: Pivot-Tabellen verwenden
• Schritt 4: Erstellen Sie Diagramme und Visualisierungen
• Schritt 5: Formatierung und Anpassung
• Schritt 6: Teilen und zusammenarbeiten
• Abschluss

Einführung

Dashboards sind unverzichtbare Tools zur Überwachung der Leistung, sei es innerhalb eines Unternehmens, eines Projekts oder eines bestimmten Prozesses. Sie ermöglichen die Visualisierung wichtiger Daten in vereinfachter und verständlicher Form und erleichtern so die Entscheidungsfindung.
Excel bleibt eines der zugänglichsten und vielseitigsten Tools zum Erstellen von Dashboards. Es bietet eine Reihe von Tools, Funktionen und Grafiken zur Erstellung personalisierter und interaktiver Dashboards.

Schritt 1: Definieren Sie Dashboard-Ziele

Bevor Sie mit der Erstellung Ihres Dashboards beginnen, ist es wichtig, klar zu definieren, was Sie verfolgen möchten. Die Dashboard-Ziele sollten mit den Key Performance Indicators (KPIs) übereinstimmen, die Sie analysieren möchten. Stellen Sie sich die folgenden Fragen:

• Welche Informationen sind für Ihr Monitoring am wichtigsten?
• Welche spezifischen KPIs müssen Sie überwachen?

KPIs können je nach Kontext variieren, stellen jedoch im Allgemeinen wichtige Kennzahlen wie Umsatz, Betriebsleistung oder Budgetverfolgung dar. Ein gut gestaltetes Dashboard sollte direkt auf diese Anforderungen eingehen und eine ganzheitliche Sicht auf die wichtigsten Daten bieten.

Schritt 2: Daten sammeln und organisieren

Sobald die Ziele definiert sind, besteht der nächste Schritt darin, die notwendigen Daten zu sammeln. Um ein genaues und effizientes Dashboard zu gewährleisten, sind zuverlässige und gut strukturierte Daten unerlässlich. Hier sind einige gängige Datenquellen:

• CSV- oder Excel-Dateien aus anderen Systemen.
• Manuell eingegebene Daten.
• Importe aus Datenbanken.

Sobald die Daten erfasst sind, müssen sie in speziellen Excel-Tabellen organisiert werden. Stellen Sie sicher, dass Spalten und Zeilen korrekt benannt sind und die Daten konsistent formatiert sind. Dadurch wird es in den folgenden Schritten einfacher, Pivot-Tabellen und Diagramme zu erstellen.

Schritt 3: Pivot-Tabellen verwenden

Pivot-Tabellen sind leistungsstarke Tools in Excel, mit denen Sie große Datenmengen schnell analysieren und zusammenfassen können. Sie sind unerlässlich, um Informationen zu aggregieren, Trends zu erkennen und Indikatoren flexibel zu berechnen. So erstellen Sie eine Pivot-Tabelle:

• Organisieren Sie Ihre Daten, indem Sie sie logisch strukturieren.
• Zugriff auf das PivotTable-Tool in Excel.
• Wählen Sie die Daten aus, die Sie analysieren möchten.
• Definieren Sie das Tabellenlayout, indem Sie auswählen, welche Elemente in den Zeilen, Spalten und Werten angezeigt werden sollen.
• Personalisieren Sie Ihre Datenanalyse, indem Sie die Filter und andere Optionen anpassen, um eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Ansicht zu erhalten.

Sie können die Analyse verfeinern, indem Sie Segmente und eine Zeitleiste hinzufügen, die es Ihnen ermöglichen, die Daten interaktiv zu filtern. Diese Tools verbessern die Lesbarkeit der Tabelle und ermöglichen die Visualisierung spezifischer Informationen anhand definierter Kriterien (z. B. Ergebnisse nach Jahr, nach Region oder nach Produkt).

Schritt 4: Erstellen Sie Diagramme und Visualisierungen

Um Ihr Dashboard visueller und einfacher zu interpretieren zu gestalten, sind Grafiken unerlässlich. Excel bietet eine große Auswahl an Diagrammen (Balken, Säulen, Kreise, Linien usw.), die zur Darstellung Ihrer KPIs und anderer Kennzahlen verwendet werden können.

Mit Pivot-Diagrammen können Sie Daten dynamisch anzeigen und basierend auf den von Ihnen hinzugefügten Segmenten oder der Zeitachse anpassen. Diese Interaktivität erleichtert die Analyse von Trends und macht das Dashboard für Benutzer relevanter. So erstellen Sie ein PivotChart:

• Fügen Sie ein PivotChart aus der PivotTable hinzu, die Sie in ein Diagramm umwandeln möchten.
• Wählen Sie die Option zum Einfügen eines Pivot-Diagramms aus.
• Wählen Sie den Diagrammtyp (Balken, Linien, Kreise usw.), der Ihren Daten entspricht.

Schritt 5: Formatierung und Anpassung

Die Formatierung Ihres Dashboards ist entscheidend, um dessen Lesbarkeit und Wirkung sicherzustellen. Verwenden Sie Tools wie bedingte Formatierung, um wichtige Werte, Abweichungen oder Trends hervorzuheben. Sie können zum Beispiel:

• Bearbeiten Sie Titel und Bildunterschriften.
• Wenden Sie Schriftfarben an, um hohe/niedrige Werte hervorzuheben.
• Fügen Sie Datenbalken hinzu, um die Leistung im Vergleich zu Zielen zu visualisieren.

Ein Beispiel für ein gut formatiertes Dashboard ist eines, das klare Grafiken und zusammengefasste Daten mit intuitiver Navigation für den Zugriff auf die verschiedenen KPIs präsentiert.

Schritt 6: Teilen und zusammenarbeiten

Ein gut gestaltetes Dashboard sollte einfach zu teilen und kollaborativ sein. Excel bietet mehrere Möglichkeiten, Ihre Arbeit mit Ihren Kollegen oder Partnern zu teilen:

• Speichern Sie die Datei in einem Cloud-Bereich wie OneDrive oder SharePoint und laden Sie andere Benutzer zum Zugriff ein.
• Nutzen Sie die Teilen-Funktion in Excel, um Ihren Kollegen die Möglichkeit zu geben, das Dashboard in Echtzeit anzuzeigen und bei Bedarf zu bearbeiten.

Durch die Online-Zusammenarbeit können mehrere Benutzer gleichzeitig am selben Dashboard arbeiten und Live-Updates erhalten. Dies ist besonders nützlich für Teams, die KPIs in Echtzeit verfolgen und schnelle Entscheidungen treffen müssen.

Abschluss

Die Erstellung eines leistungsstarken Excel-Dashboards umfasst mehrere Schritte, von der Definition von Zielen bis zur Anpassung der visuellen Elemente, einschließlich Automatisierung und Freigabe. Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie ein interaktives Tool entwerfen, das leicht zu aktualisieren und an die Bedürfnisse Ihrer Organisation angepasst ist.