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T11/ MS Project – Tutorial: Synchronisierung von MS Project mit SharePoint

T11/ MS Project – Tutorial: Synchronisierung von MS Project mit SharePoint

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In diesem MS Project-Tutorial erfahren Sie, wie Sie Ihren Projektplan mit einer SharePoint-Liste synchronisieren und erfahren, wie die Synchronisierung funktioniert.

Gehen Sie zunächst zum Menü „Datei“, klicken Sie auf „Speichern unter“ und dann auf „Mit SharePoint synchronisieren.

Sie haben die Wahl zwischen zwei Optionen: Mit einer neuen SharePoint-Site synchronisieren oder mit einer vorhandenen SharePoint-Site. In diesem Tutorial entscheiden wir uns für eine bestehende Site.

Kopieren Sie die URL Ihrer SharePoint-Website, fügen Sie sie in das dafür vorgesehene Feld ein und klicken Sie auf Website prüfen.

Nach der Überprüfung legen Sie den Namen der Liste fest, die synchronisiert werden soll und starten Sie die Synchronisierung durch Klicken auf „Speichern“.

Aktualisieren Sie die Seite der SharePoint-Website und überprüfen Sie, ob die neue synchronisierte Liste erstellt wurde.

Alle in Project vorgenommenen Änderungen werden nun mit SharePoint synchronisiert und umgekehrt. Standardmäßig werden jedoch nur grundlegende Informationen wie Aufgabenname, Start- und Enddatum sowie Ressourcen synchronisiert. Wenn Sie also bestimmte Spalten hinzugefügt haben, werden diese nicht synchronisiert.

Um diese Spalten zu synchronisieren, kehren Sie zu Projekt zurück, wählen Sie Datei, dann Informationen und klicken Sie auf Felder zuordnen.

Hier fügen Sie ein Feld hinzu und wählen Sie die Felder „Kategorie“ und „Projektname“ aus, die wir speziell für dieses Projekt hinzugefügt haben.

Bestätigen Sie, indem Sie auf „OK“ klicken, und starten Sie dann eine neue Synchronisierung.

Kehren Sie zu SharePoint zurück, um die Synchronisierung zu überprüfen. Um diese Spalten anzuzeigen, klicken Sie auf die drei Punkte, wählen Sie dann Anzeige ändern und kreuzen Sie dann die gewünschten Spalten an.

Drücken Sie zur Bestätigung OK. Sie werden dann sehen, dass Ihre spezifischen Spalten nun synchronisiert und in der Ansicht sichtbar sind.

An MS Project vorgenommene Änderungen werden automatisch mit SharePoint synchronisiert und umgekehrt. Zur Veranschaulichung werden wir die Beschreibung einer Aufgabe in SharePoint bearbeiten.

Gehen Sie zurück zu Projekt und drücken Sie zum Synchronisieren Strg + S.

Und da haben Sie es: Die Aufgabe wurde in Project aktualisiert.

Um Ihr Projekt von nun an zu öffnen, müssen Sie es von SharePoint aus tun. Gehen Sie dazu zu Liste und klicken Sie auf „In Projekt öffnen“.

Dadurch wird Ihr Projekt in MS Project geöffnet, wobei alle letzten Änderungen synchronisiert werden.

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